sistem informasi manajemen

PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI KANTOR

PERTAMBANGAN DAN TENAGA KERJA KABUPATEN

PANGKAJENE DAN KEPULAUAN

I.                  PENDAHULUAN

Perkembangan teknologi informasi ini semakin pesat. Pengelolaan data untuk menghasilkan informasi yang tepat, cepat dan efektif merupakan harapan semua instansi. Termasuk kantor pertambangan dan tenaga kerja Kabupaten Pangkajene dan kepulauan (Pangkep). Oleh karena

itu, pembangunan suatu sitem informasi pada instansi tersebut perlu dipikirkan agar pengelolaan

data penggajian dapat dilaksanakan dengan prinsip tepat waktu, tepat guna, tepat sasaran dan dapat dipertanggunjawabkan. Pengelolaan penggajian pegawai menjadi suatu keharusan, mengingat kompleksitas permasalahan yang dihadapi dalam mengelola data-data pegawai khususnya yang berkaitan dengan penggajian. Dengan sistem yang terkomputerisasi pekerjaan tersebut dapat dilakukan secara professional, tapi itu tergantung dari desain system yang memungkinkan pengolahan data melalui suatu sistem informasi. Pengolahan data penggajian di bagian kepegawaian kantor Pertambangan dan Tenaga Kerja Kabupaten Pangkep belum mengoptimalkan jasa komputer dalam bentuk sistem informasi. Sementara dengan volume pekerjaan yang ada cukup banyak, telah menimbulkan berbagai akses terutama keterlambatan pegawai menerima gaji yang secara tidak langsung mempengaruhi kinerja pegawai dalam melayani masyarakat. Oleh karena itu, dianggap perlu adanya suatu sistem perangkat lunak (software) yang cocok untuk diaplikasikan di kantor Pertambagan dan Tenaga Kerja Kabupaten Pangkep yang efektif dan efisien baik dari segi biaya, tenaga, waktu, dan kinerja sistem yang digunakan. Untuk mengadakan software seperti yang dimaksud, perlu dirancang suatu sistem informasi penggajian yang baru. Ada beberapa hal yang harus diketahui sebelum merancang suatu sistem informasi, yaitu :

Analisis sistem adalah penguraian dari suatu sistem informasi yang utuh ke dalam bagianbagian

komponen dengan maksud untuk mendefinisikan dan mengevaluasi permasalahanpermasalahan,

kesempatan-kesempatan, hambatanhambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan yang diharapkan sehingga dapat diusulkan perbaikan-perbaikannya (Jogiyanto, 1995). Perancangan sistem adalah pendefinisian dari kebutuhan-kebutuhan fungsional dan persiapan untuk merancang bangun implementasi, menggambarkan bagaimana suatu sistem dibentuk. Pada tahap ini akan diperoleh pemahaman yang lebih jelas tentang alas an untuk mengembangkan sistem yang baru dan akan ditetapkan pula ruang lingkup dari sistem itu.

Menurut D. Suryadi (1997). Perancangan sistem informasi adalah untuk menggambarkan secara menyeluruh terminology yang digunakan serta bagaimana masing-masing komponen rancangan sistem masukan, keluaran pemrosesan, pengendalian, database, dan platform yang akan dirancang. Pengolahan data merupakan aktivitas dalam mengolah data baik berupa bentuk, susunan, sifat atau isinya menjadi informasi yang memberikan manfaat dalam mencapai tujuan. Data adalah bahan mentah yang harus ditangani atau diproses sehingga menghasilkan informasi yang berguna bagi penerima.

Dengan menggunakan jasa computer dalam bentuk sistem informasi maka informasi yang dibutuhkan melalui pengolahan data informasi penggajian pada instansi dapat dilakukan  tanpa memerlukan waktu yang lama. Tujuan yang ingin dicapai dalam penulisan makalah ini :

a. Merancang suatu sistem informasi penggajian di Kantor Pertambangan dan Tenaga Kerja kabupaten Pangkajene dan Kepulauan.

b. Menghasilkan suatu sistem informasi yang berbasis database yang mampu mengatasi

kekurangan pada sistem manual yang digunakan di Kantor Pertambangan dan Tenaga Kerja

kabupaten Pangkajene dan Kepulauan., sehingga waktu yang digunakan dalam proses pengolahan data gaji pegawai dapat lebih cepat, tepat dan akurat

II. METODE

Metode yang akan digunakan dalam Penulisan makalah ini adalah perancangan sistem dan pengujian penggunaan sistem.

Rancangan sistem secara umum

Pada tahap rancangan sistem secara umum, komponen-komponen sistem informasi akan

dirancang dengan tujuan untuk dikomunikasikan kepada pemakai.

1). Diagram konteks

Diagram konteks sistem informasi penggajian pada Kantor Pertambangan dan Tenaga

Kerja Kabupaten Pangkajene dan kepulauan adalah

sebagai berikut :

2). Diagram Berjenjang

Diagram berjenjang adalah merupakan diagram yang menggambarkan urutan-urutan proses yang terdapat atau yang telah digambarkan pada diagram konteks.

3). Diagram Arus Data

Merupakan diagram yang diturunkan langsung dari diagram proses berjenjang, dimana

urutan-urutan proses lebih mendetail dari diagram berjenjang.

4). Kamus Data

Kamus data adalah katalog fakta tentang data dan kebutuhan-kebutuhan informasi dan suatu sistem informasi. Kamus data dibuat berdasarkan arus data yang ada pada diagram arus data.

TABEL 1. Kamus Data Bagian

Kamus Data : Arus Data

Nama Arus Data :

Bidang/Departemen

Penjelasan : -

Struktur Data : -

Bentuk : Dokumen

Arus : 1.3P

File :

Bagian.dbf

No	Nama	Item Data	Tipe	Lebar	Ket
1		Kd Bagian	C 6		Departemen
2		Bagian	C23		Departemen

TABEL 2. Kamus Data Pegawai

Kamus Data : Arus Data

Nama Arus Data :

Data Pegawai

Penjelasan : -

Struktur Data : -

Bentuk : Dokumen

Arus : 1.1P-2.1P, 34P

No. Nama

Item Data

Type Lebar Keterangan

1. Nip C 9 Nomor Induk Pegawai

2. Nama C 20 Nama

3. Tgl_Lahir D 8 Tanggal

4. Alamat C 25 LAalahmirat

5. Pangkat C 12 PPaegnagwkaati

6. Golongan C 5 Golongan

7. S_Pnd C 15 Strata Pendidikan

8. Agama C 17 Agama

9 Status L 1 Status

10. J_Anak N 2 Jpuemgalwaha iAnak

TABEL 3. Kamus Data Gaji

Kamus Data : Arus Data

Nama Arus : Data

Gaji

Penjelasan : -

Bentuk : Dokumen

Arus : 2.1P-P,3.3P

File : Gaji.dbf

No. Nama

Item

Type Lebar Keterangan

1. Nip C 9 Nomor Induk

2. Gapok N 12 PGeagjia wPoaki ok

3. Tujis N 12 Tunjangan Istri

4. Tuja N 12 Tunjangan Anak

5. T_Jab N 12 Tunjangan Jabatan

6. T_Beras N 12 Tunjangan Beras

7. PPh N 12 Pajak Penghasila

8. Pll N 12 Potongan Iain-lain

9. Tpot N 12 Total Potongan

10. Gaber N 12 Gaji bersih

11. Kd_ Bagian C 6 Kode Departeme

III. HASIL DAN PEMBAHASAN

3.1 Rancangan Sistem secara Umum

a) Rangan Output Secara Umum

Pada tahap rancangan output secara umum ini hanya diperlihatkan untuk menentukan kebutuhan output dari sistem baru.

TABEL 4 Rancangan Output Secara Umum

No. Nama

Output

Format

Output

Media

Outpu

Periode

1. Output Data Pegawai Berdasarka Tabel Layar/ Kertas Sesuai kebutuhan

2. Output Rekap Tabel Layar/ Kertas Setiap bulan

3. Output Slip Gaji Tabel Layar/ Kertas Setiap bulan

4. Output Data PegawaiTabel Layar/Kertas Sesuai Kebutuhan

b) Rancangan input secara umum

Alat input dapat diklasifikasikan menjadi dua bagian yaitu alat langsung dan alat input tidak langsung. Adapun rancangan input secara umum dapat dilihat pada tabel berikut:

TABEL 5. Rancangan Input Secara Umum

No. Nama

Input

Sumber

Input

Periode

1. Input Data Pegawai Keyboard Setiap ada pegawai baru

2. Input Data GajiKeyboard Setiap bulan

3. Input Data Bagian Keyboard Sesuai Kebutuhan

c) Rancangan Basis Data secara umum

Adapun file-file yang dibutuhkan oleh system yang dirancang adalah Master_Peg.Dbf, Gaji.Dbf,dan Bagian.Dbf

3.2 Rancangan Sistem secara Terinci

Rancangan sistem secara umum merupakan persiapan dari rancangan terinci yang akan diuraikan secara teknis dengan metode pendekatan perangkat lunak yang ada. Untuk itu akan dijelaskan sebagai berikut:

a) Rancangan output secara terinci

Bentuk rancangan Output terinci dapat dilihat pada gambar berikut:

DINAS PERTAMBANGAN DAN TENAGA KERJA KABUPATEN PANGKEP

TABEL 6 Rancangan Output Pegawai

Berdasarkan Golongan

Golongan : xxxxxxxx

NIP	NAMA	STATUS	STRATA	PENDIDIKAN	GAPOK

TABEL 7. Rancangan Output

Slip Gaji Pegawai

SLIP GAJI PEGAWAI

Nip :

Nama                           :

Pangkat                       :

Golongan                    :

Jabatan                        :

Gapok                                     :

Tunjangan istri            :

Tunjangan anak           :

Tunjangan jabatan       :

Tunjangan beras          :

Jumlah tunjangan        :

Gaji kotor                    :

PPh                              :

Potongan Iain-Iain      :

Jumlah potongan         :

Gaji bersih                   :

Implementasi

Tahap implementasi sistem merupakan tahap meletakkan sistem supaya siap untuk dioperasikan. Tahap ini termasuk juga kegiatan menulis kode program. Rancangan aplikasi dirancang dengan menggunakan pemrograman Visual Foxpro 6.0 yang berorientasi objek dan dapat diaplikasikan melalui fasilitas windows. Spesifikasi computer yang disarankan untuk mengoperasikan system tersebut adalah minimal Pentium III.

Pengujian Sistem

Pengujian sistem dilakukan untuk menguji efektivitas dari software yang digunakan, mulai dari rancangan databasenya, rancangan interface dan kode program. Selain itu juga memberikan kesempatan kepada pemakai sistem dengan melakukan proses pemasukan data serta

memperhatikan apakah software ini dapat dioperasikan atau tidak serta melakukan pengecekan terhadap laporan-laporan dalam hal ini laporan yang dihasilkan oleh software untu mengantisipasi kesalahan-kesalahan dalam pelaporan nantinya, serta kemungkinan adanya

perubahan atribut yang diinginkan oleh pihak Kantor Pertambangan dan Tenaga Kerja di

Kabupaten Pangkajene dan Kepulauan Pengumpulan data dilakukan dengan cara observasi, wawancara dan penyebaran kuisioner yaitu dengan mengamati secara langsung pelaksanaan kegiatan pengolahan data penggajian di Kantor Pertambangan dan Tenaga Kerja di Kabupaten Pangkajene dan Kepulauan, mewawancarai setiap pegawai yang terlibat langsung dalam proses pengolahan data penggajian pegawai serta menyebarkan kuisioner kepada sampel yang telah dipilih staf pegawai yaitu, 15 responden.

Teknik yang digunakan dalam pengolahan data adalah teknik non parametrik dengan uji urutan bertanda wilcoxon, yakni pengolahan data dengan menggunakan analisis kualitatif dimana data hasil wawancara dan pengisian kuesioner dari responden mengenai sistem informasi yang telah dirancang, dapat digunakan sesuai dengan harapan, efektif dan efisien baik dari segi waktu, tenaga dan biaya.

Efisiensi Proses Penggajian Pegawai.

Untuk menguji hipotesis yang telah diajukan yaitu efisiensi proses penggajian pegawai di Kantor Kantor Pertambangan dan Tenaga Kerja Pangkajene Kepulauan setelah menggunakan fasilitas computer yang sudah dilengkapi dengan software baru, digunakan statistik Non-parametrik dengan uji urutan bertanda wilcoxon dengan prosedur sebagai berikut:

1. Menentukan Ho dan H1

Hipotesa pertama (Ho) adalah bahwa sistem sekarang yaitu dengan menggunakan software baru dalam melakukan aktivitas pengolahan penggajian pegawai sudah efesien. Sementara hipotesa alternatif (Hi) adalah bahwa sistem lama masih lebih efisien dibanding dengan sistem baru.

2. Menentukan Nilai Kritis

Misalnya digunakan tingkat signifikan 0.05. karena pengujiannya searah kanan n = 15, maka dengan bantuan tabel nilai kritis dalam uji urutan bertanda wilcoxon pada lampiran 3 diperoleh nilai kritis sebesar 30.

3. Menentukan t statistik melalui tahap-tahap berikut:

a. Menentukan besar beda tanda pasangan seperti yang ditujukan pada kolom ke-4.

b. Mengurutkan beda tanpa memperhatikan tanda kolom 5 atau angka satu (1) dirancang untuk beda yang terkecil. Jika terdapat beda tanda yang sama, maka digunakan rata-rata. Misalnya pada tabel ada dua Memisahkan angka yang bertanda positif dari angka yang bertanda negatif.

c. Langkah terakhir adalah menjumlahkan semua angka positif dan kemudian semua negatif, yang lebih kecil dari nilai absolute kedua jumlah itu dinamakan nilai statistik t yang akan menjadi dasar uji bertanda wilcoxon.

4. Membuat keputusan secara statistik

Aturannya adalah jika statistik t ≤ nilai kritis, maka hipotesis nol (Ho) diterima, sebaliknya jika nilai t statistik ≥ dari nilai kritis maka hipotesa alternatif (Hi) diterima. Dari segi Waktu

TABEL 8. Perhitungan Efisiensi Untuk Uji Urutan Bertanda Wilcoxon Ditinjau Dari Segi Waktu

responden	System skrng	Sistim baru	Beda tanda	Urutan benda	+/-

(7)

1 5 7 2 7 7 -2 3 5 2 7 7 -3 8 9 1 2,5 2,5 -4 6 8 2 7 7 -5 7 8 1 2,5 2,5 -6 4 6 2 7 7 -7 4 7 1 10,5 10,5 -8 5 9 4 12,5 12,5 -9 4 9 5 14,5 14,5 -10 5 7 2 7 7 -11 2 1 1 ? 5 2,5 -12 3 8 5 14,5 14,5 -13 6 9 3 10,5 10,5 -14 3 4 1 2,5 2,5 -15 5 9 4 12,5 12,5 -

Jumlah 120 0

Berdasarkan perhitungan dengan uji urutan bertanda wilcoxon t = 0, sehingga didapatkan bahwa nilai statistik t < nilai kritis. Oleh karena itu, maka H0 diterima, H1 ditolak. Dengan kata lain bahwa penggunaan fasilitas komputer yang sudah menggunakan software baru dapat optimal, dengan demikian proses pengolahan data gaji pegawai di Kantor Pertambangan dan Tenaga Kerja Kabupaten Pangkep dapat berjalan secara efisien bila menggunakan program yang telah dirancang

.

Dari Segi Tenaga

Berdasarkan perhitungan dengan uji urutan wilcoxon ( lihat tabel 9 ) diproses t = 0, sehingga didapatkan bahwa nilai statistik t < nilai kritis. Oleh karena itu, maka H() diterima Hi ditolak. Dengan kata lain bahwa penggunaan fasilitas komputer yang sudah dilengkapi software baru dengan optimal. Dengan demikian, proses pengolahan data gaji pegawai di Kantor Pertambangan dan Tenaga Kerja Kabupaten Pangkep dapat berjalan secara efektif.

TABEL. 9 Perhitungan Tentang Efisiensi Untuk

Uji Urutan Bertanda Wilcoxon Ditinjau Dari Segi Tenaga Kerja

Responden	Sistim skrng	System baru	Beda tanda	Urutan benda	Urutan tanda positif	Urutan tanda negatif

(7)1 6 8 2 7 7 -2 1 3 2 7 7 -3 3 5 2 7 7 -4 2 3 1 2 2 -5 4 8 4 14 14 -6 5 8 3 12 12 -7 6 9 3 12 12 -

8 4 6 2 7 7 -9 3 4 1 2 2 -10 4 7 3 12 12 -11 4 9 5 15 15 -12 8 9 1 2 2 -13 7 9 2 7 7 -14 5 7 2 7 7 -

15 2 4 2 7 7 -

Jumlah 120 0

Dari Segi Biaya

TABEL 10 Perhitungan Ten Tang Efisiensi

Untuk Uji Urutan Bertanda Wilcoxon Ditinjau Dari Segi Biaya

Responden	Sistim skrng	System baru	Beda tanda	Urutan benda	Urutan tanda positif	Urutan tanda negatif

1 1 4 3 10 10 (7-)2 6 9 3 10 10 -3 3 8 5 14,5 14,5 -4 3 4 1 2,5 2,5 -5 5 7 2 6,5 6,5 -6 2 4 2 6,5 6,5 -7 6 7 1 2,5 2,5 -8 3 7 4 12,5 12,5 -9 1 6 5 14,5 14,5 -10 2 4 2 6,5 6,5 -11 6 8 2 6,5 6,5 -12 2 5 3 10 10 -13 4 5 1 2,5 2,5 -14 2 6 4 12,5 12,5 -15 8 9 1 2,5 2,5

Jumlah 120 0

Berdasarkan perhitungan dengan uji urutan wilcoxon diproses t = 0, sehingga nilai statistik t < nilai kritis. Oleh karena itu, maka H0 diterima H1 ditolak. Dengan kata lain bahwa penggunaan fasilitas komputer yang sudah dilengkapi software baru sudah optimal, sehingga proses pengolahan data gaji pegawai di Kantor Pertambangan dan Tenaga Kerja Pangkajene Kepulauan tidak lagi menghabiskan biaya yang tinggi.

IV. SIMPULAN

Kesimpulan yang dapat diambil setelah melakukan perancangan dan pengujian hasil rancangan adalah :

1. Bahwa sistem pengolahan data penggajian yang diusulkan ternyata dapat mengefesienkan

dan mengefektifkan waktu, tenaga dan biaya.

2. Bahwa penggunaan sistem komputerisasi yang baik, mampu memberikan informasi yang

dibutuhkan dengan tepat sesuai dengan kebutuhan sehingga dapat membantu dalam pengambilan keputusan yang berhubungan dengan penggajian.

DAFTAR PUSTAKA

Fathansyah, 1999. Basis Data. Informatika,Bandung.

Gordon Davis, 1995. Sistem Informasi Manajemen. Cetakan Kesembilan. PT.Gramedia,Jakarta.

Jogiyanto, H. M., 1995. Pengenalan Komputer.Edisi 2, cetakan Pertama. Andi Offset,

Yogyakarta.

Jogiyanto, H. M., 1995. Analisis dan Desain Sistem Informasi. Andi Offset, Yogyakarta.

Kadir Abdul, 1994. Pemrograman Basis Data dengan Visual Foxpro 5. Andi Offset,

Yogyakarta.

Kristanto Harianto, 1998. Konsep dan Perancangan Data Base. Cetakan ketiga.Andi Offset, Yogyakarta.

Suryadi, 1997. Pengantar Pengembangan Sistem Informasi. Cetakan kedua. Andi Offset,

Yogyakarta.

DAFTAR ISI

I.                    Pendahuluan

II.                Metode

→     Rancangan system secara umum

→     Kamus data

III.             Hasil dan Pembahasan

→     Rancangan system secara umum

→     Rancangan system secara terinci

·         Implementasi

·         Penguji system

·         Efisiensi pengkajian pegawai

IV.             Simpulan

V.                Daftar Pustaka

KATA PENGANTAR

Puji  syukur saya ucapkan kepada Allah SWT karena rahmat dan karunia-Nya saya dapat menyelesaikan makalah ini tepat pada waktunya.Saya juga mengucapkan terima kasih kepada dosen pembimbing mata kuliah SIM Bp.Suartin.MT atas bimbingannya.

Makalah ini saya buat sebagai latihan dalam penerapan Sisitem Informasi,  berjudul” PERANCANGAN SISTEM INFORMASI PENGGAJIAN DI KANTOR

PERTAMBANGAN DAN TENAGA KERJA KABUPATEN PANGKAJENE DAN KEPULAUAN” dan semoga makalah ini dapat menambah pengetahuan saya tentang mata kuliah SIM.

Saya menyadari bahwa dalam penulisan makalah ini masih banyak kekurangan. Oleh karena itu, saya sangat mengharapkan kritik dan saran yang membangun. Semoga makalah ini bermanfaat bagi kita semua. Amin….

Padang, Juli 2012

Penulis